Verslag bijeenkomst 'Help, waar is mijn raadsinformatie!'

4 februari 2026

Op donderdag 30 januari vond in de raadzaal van het stadhuis van Almere de bijeenkomst ‘Help, waar is mijn raadsinformatie!’ plaats. Hoe ontsluit je op een goede manier je informatie uit het raads- en stateninformatiesysteem aan volksvertegenwoordigers, burgers en onderzoekers? Veel griffies worstelen met deze vraag. Tijdens de kennissessie zijn we onder voorzitterschap van Robert-Jan Ritsema, raadsadviseur van Almere, op zoek gegaan naar een antwoord. Met een opkomst van ongeveer 60 collega’s – griffiers en medewerkers van gemeenten en provincies – was de raadzaal goed gevuld. De hoge opkomst benadrukte de urgentie van het thema én de behoefte om hierover samen te leren en ervaringen te delen.

Namens het bestuur van de Vereniging van Griffiers opende Anthony van der Wulp de bijeenkomst met een korte inleiding. Hij plaatste het thema van de middag in het perspectief van de ontwikkeling van het griffiersvak en het belang van een sterke informatiepositie van de raad. De omloopsnelheid van raadsleden is hoog, het het collectieve geheugen is laag. Tegelijkertijd is er een informatie-overload voor raadsleden en inwoners en een hoge werkdruk voor raadsleden en de griffies. Maar er is ook een wenkend perspectief, waaronder het programma Democratie Dichtbij.

Daarna kwam René s’Jacob, programmadirecteur bij ICTU, aan het woord. Hij nam ons aan de hand van een klantreis van een recent gekozen raadslid, mee in de wereld van raads- en stateninformatie. Van open.overheid tot aan het politiek plein van de gemeente Bronckhorst. De snelle technologische ontwikkelingen bieden veel kansen, maar ook nieuwe uitdagingen. We zien steeds vaker dat griffies overgaan tot de aanschaf en implementatie van (AI-)tools om de toegankelijkheid van informatie te vergroten. Denk aan oplossingen van bedrijven als AethiQs, Polpo, Spinque, Debatrijk of AIMAZE. Welk probleem lost het op? Hoe komen we tot een keuze? Hoe verloopt de implementatie? Wanneer zijn we tevreden en hoe meten we dan het succes?

Daarna volgden drie inspirerende praktijkvoorbeelden. Claire Leijs, adviseur bestuurlijke informatievoorziening van de griffie van Utrecht, vertelde over de AI-toepassing van Raadzaam/U-reka van de firma Spinque en hoe deze het werk van raadsleden ondersteunt. Esther Koeslag, communicatieadviseur van de griffie van Bronckhorst, nam ons mee in de wereld van hun politiek plein, geleverd door de firma Debatrijk, een op AI-gebaseerde zoekmachine voor raadsinformatie. Tenslotte deelde Robert-Jan Ritsema zijn ervaringen met de digitale assistent Robin van het bedrijf Aimaze voor de gemeenteraad van Almere.

Na deze inleidingen werd al snel duidelijk waar deze middag om draaide: leren met en van elkaar. Dat bood ruimte voor open gesprekken over ervaringen, geleerde lessen en praktische tips uit de dagelijkse griffiepraktijk. De praktijkvoorbeelden uit Utrecht, Bronckhorst en Almere lieten zien hoe verschillend gemeenten omgaan met raadsinformatie en digitale ondersteuning, en welke keuzes daarbij worden gemaakt.

De presentaties zorgden voor veel herkenning en riepen direct vragen op vanuit de zaal. Tijdens het netwerkmoment werd daar volop op doorgepraat. Rond de statafels werd niet alleen gereflecteerd op wat was gehoord, maar ook vooruitgekeken: waar staan we zelf, en wat hebben we nodig om onze raad beter te ondersteunen? De deelnemers gaven in totaal 45 “cadeautjes” aan de organisatie retour. Deze zullen we analyseren en we zullen hierop reflecteren.

Een belangrijk onderdeel van het programma was de toelichting op het programma Democratie Dichtbij. De belangstelling hiervoor was groot: hoe snel gaat het programma, waar kunnen griffiers op rekenen en waar staan we nu? René s’Jacob schetste een eerlijk beeld van een complex traject, maar benadrukte tegelijkertijd de grote meerwaarde die dit project op termijn kan opleveren voor griffiers en raden. De oproep om aan te sluiten bij deze beweging werd zichtbaar warm ontvangen.

De bijeenkomst werd afgesloten met complimenten voor de organisatie en de sprekers, die met energie en plezier hun verhalen deelden. Volgens René s’Jacob markeert deze middag het begin van een reeks bijeenkomsten: een lerend netwerk waarin griffiers samen verkennen, leren en optrekken in de uitdagingen die voor ons liggen. Daar hebben we ook de marktpartijen bij nodig, zij zijn een onmisbare schakel voor de gewenste ontwikkeling. Aan hen dan ook de oproep hoe zij graag bij dit veranderspoor betrokken willen zijn. 

We kijken terug op een geslaagde start, op naar het vervolg!

Benieuwd naar de presentaties?

• Klik hier voor de sheets met het programma van de bijeenkomst.
• Klik hier voor de bijdrage van René s'Jacob
• Klik hier voor de bijdrage van Claire Leijs over Raadzaam/ U-reka
• Klik hier voor de bijdrage van Esther Koeslag over Debatrijk
• Klik hier voor de bijdrage van Robert-Jan Ritsema over Robin